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问礼仪专家: 8上班发短信的规则

时间:2022-01-11 19:39:02来源:

亲爱的杰奎琳,

我有一个员工,她似乎总是在用她的私人电话发短信。她把它放在电脑旁边,每隔几分钟检查一次。看起来她对自己的社交生活更感兴趣,我觉得这对我们办公室里所有努力工作并保持专注的人来说都是不公平的。你对办公室里过度发短信有什么建议?我如何结束这一切?

最好的问候,厌倦了文本

亲爱的累了,

你的问题并不少见,我经常听到关于在工作和社交中过度发短信的抱怨。发短信已成为我们日常词典的正常组成部分,通常到我们更喜欢发短信而不是实际与人交谈的地步。实际上,盖洛普民意调查显示,发短信是50岁以下的美国人交流的主要方式。

问题是,对于大多数人来说,这是一种随意的交流形式,没有太多的指导。许多员工手册和方向都没有涵盖工作中的短信,这使得知道该做什么或不做什么的压力更大。

如果这个人的行为对你的工作造成破坏,你必须解决这个问题。确保您将该员工拉到一边,并与她私下交谈。你可以说这样的话,“吉尔,我希望你在这里工作时尽可能有效率,所以我不得不请你把手机收起来。我注意到你最近发短信的频率越来越高,这正在成为一种干扰。“

沟通是关键。给你的员工一个陈述她的情况的机会。谁知道,她可能正在家里和一个生病的孩子打交道,或者一些需要她大量关注的个人事务。让她知道您关心她的成功,并将与她一起工作,以确保她有足够的时间来处理这些问题,而不会干扰她的日常职责。一定要记录你的谈话,以防她拒绝停止这种行为,你将来必须采取更严厉的措施。

否则,如果你什么都不做,它会向其他员工发出这样的信息,即这种行为是可以接受的,最终可能会对你公司的成功产生反作用。建立一些公司关于发短信的指导方针。以下是一些建议:

1.保持简短。

发短信是一种中断,可能会导致类似成瘾的强迫。根据睡眠解决方案的作者W.克里斯·温特 (W. Chris Winter) 的说法,收到文本会释放多巴胺涌入大脑。“他们的手机伴随着很多奖励和上瘾的行为。[青少年] 获得如此强大的多巴胺反应,以至于他们的身体变得习惯于想要更多的多巴胺。“你发送的短信越多,收到的就越多。当您需要在工作时发短信时,请保持简短。只有当响应时间很重要时的文本。

2.不要发短信任何你不想在公司时事通讯中发布的东西。

如果您从公司拥有的设备或通过公司网络发送或接收文本,则该消息被视为公司域。视情况而定,如果您暗示某些犯罪活动,某些针对雇主或同事的行为,非法骚扰或欺凌行为,则可能会因发送您认为是私人电子邮件或短信而被解雇。在点击 “发送” 之前,不要对老板或你的同龄人说坏话,并阅读和重新阅读你的文本。

3.请求许可。

不要认为每个人都喜欢用同样的方式交流。如果您将手机用于工作目的,请在向客户,客户和同事发送短信之前先征得许可。有些人发现交流是侵入性的,而不是强制性的。

4.休息发短信。

一旦建立了这种模式,就很难控制检查消息的冲动,尤其是因为我们始终将手机放在我们附近。2015年,德勤的全球移动消费者调查发现,美国人每天集体检查手机46次,18-24岁的人检查75次,25-34岁的人看50次,35-44岁的人每天检查35次。将手机放在钱包或抽屉中,看不见和伸手可及的地方,或设置专门的休息时间和检查消息。

5.使用其他沟通方式。

当您需要快速响应或共享关键信息时,发短信是最有效的。这并不是为了解决复杂的情况或讨论细节或机密问题。如果回答问题需要三条以上的短信,请拿起电话。

6.及时回复。

发短信比电子邮件快得多 (通常更方便)。如果有人给你发短信,他们很可能想要一个快速的回复。做出相应回应。

7.正确拼写和标点符号。

一般来说,使用常见的缩写是可以的,比如FYI、BTW和Thank U,但是确保你的拼写是正确的仍然很重要。如果你不注意细节,你的公司品牌可能会受到威胁。

8.消除表情符号。

与朋友或家人交流时,表情符号很好。它们不适合让你就业的客户和客户。

不管你有多强大或有成就,或者你是一线员工还是老板,都要用你最好的判断力,保持你的短信干净和专业。

如果您对Jacqueline有商务礼仪问题,请给她发送电子邮件至Jackie@EtiquetteExpert.com。

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