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减少会议浪费时间的6个技巧

时间:2021-07-16 20:39:09来源:

会议通常是浪费时间 -- 你的时间,我的时间,每个人的时间。在一些组织中,会议是不可避免的 -- 组织就是不让他们去。所以也许你不能放弃开会,但你可以尽自己的一份力量来减少令人心碎的生产力消耗,这种消耗将15分钟的会议变成90分钟的工作日大屠杀。这是我学到的六件事,可以真正帮助您。

1.安排较短的会议。

会议要花一个小时是在哪里写的?还是两个?还是上帝救我们更长的时间?缩短会议的一种方法是更改日历设置,使默认会议时间从一个小时减少到半个小时。

2.有明确的议程,提前分发。

会议常常缺乏议程,而当它们这样做时,它们就是我所说的 “填字游戏” 议程,带有 “公司野餐更新” (六个字母) 之类的项目。与会者只能准确地猜测活动需要什么,消除会议上的困惑非常耗时。一个更好的议程将有完整的句子,描述谁将提出以及他或她将提出的确切主题。“Milo Quaife将提供IT升级的状态,并将接受小组关于软件应具备的其他功能的建议。”

3.准时开始和结束。

我坚信不惩罚提示。如果有人迟到了,我就不会等他或她,因为牧师迟到了 (他很高兴),我什至在教堂会议上发表了开幕式。让人们准时开会的一个技巧是将开始时间设置在不定期的时间-而不是下午1:00安排下午1:07的会议大多数人本能地在参加1:00会议的同时出现,而习惯性的迟到准时到达,使您可以在预定的开始时间开始。

4.做前期工作。

如果您真的希望就某个主题进行富有成效的讨论,或者您需要输入,请提前提供材料并假设每个人都已阅读。巧妙地使人尴尬,他们拒绝通过假设每个人都已阅读材料并表现得像他们一样来准备,这是使人们准备时间的好方法。

5.避免帕金森效应。

帕金森定律认为,完成一项任务所需的时间将会扩大,以填补分配给它的时间。换句话说,如果你只有15分钟的富有成效的会议材料,但你安排了一个小时,认为会议不会花那么长时间,你就是在自欺欺人。事实是,这将花费整整一个小时,甚至更多。

6.坚持议程。

很多人喜欢劫持会议,并利用您分配给自己的议程的时间。不要让他们。当有人提出一个不在议程上的问题时,礼貌地询问该人,他或她是否愿意将您的其余议程推迟到另一天,并用这个新主题代替它,或者可以召集一个关于新主题的新会议。这是一种专业的方式,告诉人们这是您的会议,您的意思是完成你称之为会议的事情。

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