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如何在不夜未眠的办公室管理工作

时间:2021-07-17 08:39:03来源:

虽然有些公司有一些远程员工,但其他完全虚拟的组织,如我们的组织,却日以继夜地运转。团队成员遍布世界各地,几乎每天都有人在网上 -- 这对我们的客户 (住在国外的客户) 来说很棒。但是管理一个遍布所有时区的团队是另一回事! 以下是我们如何学会管理 “从不睡觉的组织” 的方法。

1.设定时间表-并坚持下去。

在远程公司工作通常被认为是灵活工作时间的终极工作,但允许你的团队 “在他们工作得最好的时候” (无论是上午5点还是下午11点) 通常会导致混乱、缺乏生产和管理上的挫败感。

结构化的灵活工作时间意味着您要考虑人们想要工作的时间表,但也要考虑整个团队的时间表,并根据需要进行调整以确保最大的生产率。

如果你的团队遍布世界各地,你最大的挑战之一就是由于不同的时区,很少有团队成员同时在线。在虚拟组织中,沟通是关键,虽然电子邮件非常有用,但团队成员之间的快速聊天和通话是无可替代的。必须为同一部门的团队成员在工作时间上创造一些重叠。

设定你的团队的时间表,并让他们对这些时间负责。

2.离开电子邮件。

我们在很大程度上依赖与不同时间表的书面交流。正如我上面所说,电子邮件非常有用,但是对于虚拟组织来说,它也可能是一种损害。使用电子邮件时,收件箱会很快填满,重要的通信会丢失,团队成员会不知所措。

相反,请选择一个项目管理系统,例如podio,该系统允许您将有关项目的所有通信保留在项目线程中。当您在帖子中被提及或分配任务时,系统会通知您,并且您在一个地方 (在线) 查看所有通知。这对我们来说是救命稻草,可以有效地跟踪我们的项目,评论和任务,而不会被电子邮件掩埋。

3.减少全天候发送电子邮件。

如果您确实选择依靠电子邮件进行主要通信,请考虑在下班时间禁止发送电子邮件。意思是,你可以想工作多久就工作多久,但实际上你不能在那些时间里发邮件。这样可以防止团队成员在一天结束后上网时出现可怕的收件箱过载。使用诸如Boomerang (Gmail应用程序) 之类的服务来延迟发送,以便您的邮件在收件人的正常工作日到达。

当然,这条规则有例外 (即紧急情况,重大项目截止日期等),但坚持这90% 的时间将大大提高生产率 (和理智!)。

4.对会议时间敏感。

团队会议非常重要,但是协调这些会议需要一些认真的杂耍。跨时区工作,不可能在每个人都方便的时间安排会议。总是有人受苦。所以公平点,轮换痛苦。如果您因为工作最好而始终在上午6点时间安排重要会议,请记住,其他团队成员可能会在下午9点参加会议,而这并不是他们工作得最好的时候。

尊重时区挑战,并确保相同的团队成员不会在您的常规会议中获得 “短暂的胜利”。使用诸如来自timeanddate.com的世界时钟会议计划器之类的工具。使用他们的国际会议计划器,您可以插入日期和会议与会者的不同位置,并向您显示时间选项网格,按工作时间,非工作时间和周末进行颜色编码。

5.去同一个房间。

无论您的团队如何有效地沟通和合作,面对面的会议确实无可替代。不一定要集思广益地开展新营销活动或解决客户服务问题。面对面的最大价值是真正地相互了解并在个人层面上建立联系。远程工作可以隔离团队,将团队聚集在他们家之外的几天可以为您的团队的士气创造奇迹。更不用说您更好地了解了您信任公司成功的人!

去年,我们进行了第一次面对面的务虚会,虽然会议没有我们预期的那样富有成效,但我们花在相互了解上的时间是值得的。

您不必24/7工作来管理您的虚拟团队。你只需要一个可靠的计划,让每个人都快乐、高效和感到有价值。这使您可以在晚上睡个好觉 (而一半的团队正在努力确保公司的成功)。

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