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您可能犯的4个会议错误以及如何解决它们

时间:2021-07-21 10:38:54来源:

现在是夏天,大多数办公室都变成了旋转门: 实习生进来,度假者出去。加上像夏季星期五这样的疯狂日程,有比以往任何时候都更多的动力来确保你的会议尽可能高效和简短。

问题是,即使你觉得你花了一半时间在会议上 (顺便说一句,你花了 -- 几乎40% 的员工时间都花在会议上),大多数人都做得不好。事实上,统计数字是惊人的。一项估计发现,每年在非生产性会议上浪费370亿美元。

因此,无论您是新来的会议电路还是在您的职业生涯中1000万,现在都是会议礼仪复习的最佳时机。

会见失礼1: 与会者太多

少就是多。真的。当有太多的人 -- 或者错误的人 -- 你最终会得到偏离目标的切线和输入,不能解决你的问题。另外,当人们无法一言以蔽之时,他们往往会调出自己的声音。

而且,不仅会议可能无效,而且您还会惹恼那些不需要参加会议的人。毕竟,参加会议是有机会成本的。通过邀请不需要在那里的人,你占用了他们在会议上花费的时间,加上他们在参与时不得不投入到他们没有做的工作上的时间。

快速修复: 考虑借用亚马逊首席执行官杰夫·贝索斯 (Jeff bezos) 的两个披萨规则: 使与会者名单足够小,以使两个比萨饼足以满足小组的需求。这不仅使会议富有成效,而且还防止集体思考。

另一个伟大的经验法则是7法则,这是包括会议在内的小组任务的理想数字。对于每个超过这个神奇数字的人来说,做出可执行决定的可能性会下降10%。这意味着,一旦你击中了房间里的16或17个人,决策效率就几乎为零。

所以,找出谁需要在那里,只邀请他们。如果其他人真的想知道发生了什么,他们可以收到会议记录。

会见失礼人士2: 分心

啊,你短信铃声的警笛声。几乎不可能忽略,但它保证你会错过会议上说的话,浪费你和房间里其他人的时间。

快速修复: 保持专注于会议的最佳方法是将分散注意力的装置抛在后面。

而且,如果您是会议组织者,可以要求与会者将手机,笔记本电脑和平板电脑放在办公桌前。分发一些老式记事本,并鼓励手工笔记。

如果您要远程开会,另一种选择是举行视频通话而不是电话通话。研究表明,与电话 (57%) 相比,人们不太可能对视频通话 (4%) 进行多任务处理。

如果您经常在会议上有相同的小组,请考虑建立一些基本规则,例如:

将移动设备放在办公桌上。准时。不要带食物,或者至少不要带分散注意力的食物。准备好做笔记。准备好讨论议程上的内容。

会见失礼人士3: 垄断地板。

让其他人都不满意的一种可靠方法是说得太多,或者让其他人接管会议,追求切线或只涉及两个会议成员的对话,这些会议成员应该被讨论到以后。

快速修复: 创建一个气密的议程,这将设定对会议的期望,并允许与会者充分准备: 当人们有时间提前收集他们的想法时,你会有一个更有成效的对话,所以试着在会议前几天分享议程。

有效的议程不仅仅是一个主题列表,所以考虑增加谁将谈论每个主题 (包括如果你想让每个人都为头脑风暴做好准备),以及为每个主题分配多长时间,以帮助每个人保持重点。

会见失礼4: 会议膨胀

所以议程已经涵盖了,决定已经做出了,但是你还有20分钟分配给会议。您应该介绍一个新主题还是重新审视已经充分涵盖的内容?

快速修复: 有一句谚语描述了为什么您觉得自己必须用完整个小时: 工作将扩展以适应可用的时间,也称为帕金森定律。但是,当议程项目得到充分涵盖时,你可以 -- 也应该 -- 违反这项法律。

抵制这种冲动,而是回想起您的学生时代,以及您提早下课时的欢腾。然后利用找到的时间做一些更有成效的事情,这样你就可以彻底享受那个夏天的星期五。

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