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通过这4个无纸化工作场所的技巧来提高生产率

时间:2021-11-23 12:39:05来源:

随着技术的进步,我们做生意的方式也必须如此。在当今的数字世界中,这意味着要从繁琐的纸质系统转向高效的无纸化解决方案。

纸质信件,手册,手册和支票的日子已经一去不复返了。无论纸质系统是什么,它都有可能具有更经济,无纸化的表亲。问问艾玛。

《商业周刊》首先呼吁1975年无纸化工作场所,很容易理解为什么它从未完全实现。实际上,情况恰恰相反。电子邮件和互联网等新技术鼓励工人更多而不是更少地打印。印刷术的涌入真正激发了无纸化劳动力的想法。

随着当今技术的进步和不断变化的工作场所,无纸化办公室已经触手可及。拥抱无纸化工作场所不仅仅是 “走向绿色” 或降低印刷成本。更少的纸张意味着更高的生产率。以下是实现无纸化以提高公司整体生产率的四种方法:

1.已经扔掉传真机了。

对我们大多数人来说,传真机住在20世纪80年代。但是,有时难以捉摸的传真号码会不合时宜地出现在某人的电子邮件签名中。跳上无纸化潮流的第一步是摆脱过时的纸质解决方案-传真机是第一个使用的解决方案。

至于占用办公空间的大量文档,请对其进行扫描并将其转换为可电子存储的数字文件。记录纸张较少的办公室是培养有组织、有生产力的员工的办公室。

通过制造任何可以使用纸张的东西-传真机到文件柜再到回形针-不太容易获得,员工将转向无纸替代品。便签可能永远不会消失 (待办事项清单万岁),但限制其他纸制品的使用是一个开始。

2.将业务转移到云。

云重新定义了我们开展业务的方式。如此之多,以至于近40% 的美国小企业已经完全适应了云计算 -- 根据2014 Intuit的一项研究,这一数字有望2020年两倍。

将业务转移到云不仅可以摆脱基于纸张的系统,还可以通过使员工能够随时随地从任何设备访问与工作相关的信息,从而提高组织内部和整体生产力水平。随着工作场所变得更加灵活,并开始迎合远程劳动力,能够从办公室外部访问工作材料不仅很好,而且是必要的。

云计算创造了更紧密的员工队伍。对于初学者来说,它消除了在公司阶梯上来回发送文件的耗时过程,从而创建了简化的沟通和批准流程。例如,使用Google Drive,同事可以在不离开办公桌的情况下进行协作。最简单的合作。

3.自动化耗时的流程。

自动化耗时的流程是摆脱纸张并提高经理和员工生产率的好方法。以新员工入职流程为例。通过转向无纸化入职系统,新员工可以花更少的时间筛选文书工作,手册和指导手册,管理人员可以轻松地分配,跟踪和存储新员工的文书工作和任务。

另一个可以自动化的同样繁重的过程是福利管理和注册。通过消除成堆的文书工作和福利信息,以换取一种干净,易于使用的方式来注册,了解和管理福利,从而简化了令人头疼的过程。

4.利用节省时间的应用程序。

如今,有一个适用于所有内容的应用程序。在实施无纸化工作场所时,移动应用程序可以帮助雇主及其员工节省纸张和时间。从使人们能够在旅途中签署电子文档的应用程序,到消除纸质时间表的员工时间跟踪应用程序,到诸如workflowy之类的有组织的待办事项列表,都有一个专为工作而设计的应用程序。

通过利用最新的业务应用程序,雇主和雇员都可以花更少的时间搜索、组织和填写文书工作,而更多的时间花在业务的其他更关键的方面。

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