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是时候停止使用电子邮件作为待办事项了

时间:2022-01-12 11:39:39来源:

当M.G.西格勒开始使用Gmail的任务功能将他的电子邮件转换为待办事项清单,他做出了一个令人震惊的发现。

他收到的电子邮件中有多达50到75% 实际上是其他人的待办事项。

总之,每个要求都是合理的。但是,总的来说,“这是一场噩梦,” GV (前身为Google Ventures) 的普通合伙人写道。“任何人都不可能在不花费大部分时间进行电子邮件的情况下管理这样的系统。”

简而言之,这抓住了电子邮件危机的本质,电子邮件危机正在侵蚀全球公司的生产力。电子邮件在我们的业务流程中变得根深蒂固,以至于许多员工都将收件箱用作日常待办事项清单 -- 这种趋势非常普遍,以至于谷歌和微软等电子邮件提供商已经注意到这一点,增加了任务管理功能来帮助更容易。但是,将电子邮件视为任务管理器只会鼓励员工花更多的时间使用效率低下的工具,该工具已经消耗 (并浪费) 了不成比例的公司工作时间。考虑:

员工花费多达40% 的时间阅读内部电子邮件。五分之一的知识工作者将电子邮件作为他们最大的时间消耗。多达80% 的电子邮件流量是 “浪费”。不必要的电子邮件每年使企业的生产力损失约为6500亿美元。

随着越来越多的研究表明,电子邮件过载如何消耗过多的能量,侵蚀集中度并提高工作压力水平,墙上的文字很清楚: 想要收回生产力损失的公司需要减少电子邮件负载。这意味着从收件箱中删除不需要的所有内容-从待办事项列表开始。

为什么电子邮件会成为一个糟糕的任务管理器

使用电子邮件作为任务管理器就像用螺丝刀敲钉子一样。它可以工作,但它是这项工作的错误工具。

研究人员和作者亚历山德拉·塞缪尔 (Alexandra Samuel) 认为,尽管沟通和任务管理密不可分,但却是两回事。将它们融合在一起只会使两者都变得更加麻烦。

她在《哈佛商业评论》 (Harvard Business Review) 上写道: “如果你把电子邮件和任务管理混为一谈,那么沟通的工作 -- 阅读和回复你的邮件 -- 就会被你留在收件箱里的所有电子邮件所困扰,这样你就不会忘记给它们发地址。”“这种方法也使管理您的待办事项列表成为问题: 当您需要快速确定接下来要执行的正确任务时,没有什么会像ping到收件箱中滚动旧邮件一样减慢您的速度。”

通过电子邮件跟踪任务还需要您全天保持电子邮件程序运行,从而为分心打开大门。员工已经每小时检查电子邮件36次。每次中断后,平均需要23分钟才能回到原来的任务。所有这些来回切换最终会阻碍高达40% 的生产率。

“毕竟,电子邮件具有破坏性,” 《纽约》杂志作家詹妮弗·资深 (Jennifer Senior) 说。“阅读它们需要启动能量; 一旦我们返回到剩下的任务,就需要重新定向和重新启动。在一周的时间里,价格可以用小时来衡量。“

做待办事项列表的更好方法

将电子邮件与任务管理分开会对员工的绩效产生重大影响。虽然电子邮件过载耗尽了员工的精力,但实际上完成任务会激励他们 -- 举个例子,我们都知道那些实际上把事情添加到待办事项清单上的人,只是为了能够把它们划掉! 把事情做好会让人们在工作中更快乐、更投入,当员工能够专注于他们认为最重要的工作时,他们的表现会更好。

一个有效的任务管理工具与电子邮件和信使等通信工具协同工作,帮助员工减少回复电子邮件的时间,并花更多的时间做有意义的工作。下一代生产力工具将需要更进一步 -- 它们需要使员工能够在一个地方管理他们的所有日常任务,而不必在电子邮件和其他工具之间切换。此外,这些工具将需要允许员工在任何工作的地方完成任务-在任何设备上,即公司内部人messenger。这不仅为他们提供了简单的工作体验,而且还使他们可以在需要浏览待办事项清单时自由地排除电子邮件干扰。

有效的任务管理就是效率。鉴于电子邮件作为一个巨大的时间池而迅速发展的声誉,很明显,这种繁重的通信工具并不是最好的解决方案。从电子邮件中取出待办事项清单,并将其放在员工正在执行任务的位置,有助于最大程度地减少分心,减少员工在收件箱中花费的时间,并最终提高生产率。

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